Offene Immobilienfonds unterliegen nicht nur der strengen Kontrolle durch die deutsche Bankenaufsicht (BaFin Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht), sondern auch den umfangreichen Regelungen des Kapitalanlagegesetzbuches. Daraus ergeben sich zahlreiche Anforderungen beim Kauf neuer Fondsimmobilien. Hinzu kommen abseits der Regulatorik aber auch individuelle Freiräume, die die Fonds teils stark unterschiedlich nutzen.

Zunächst gilt es, die passende und gleichzeitig auch zum Verkauf stehende Immobilie zu finden. Viele Fonds setzen dabei auf die Unterstützung großer Gewerbeimmobilienmakler. Sie bieten den Fonds entsprechende Immobilien an. Dann gibt es allerdings auch Fonds wie den Living + Working, der über seine allein zehn Niederlassungen in Deutschland vor Ort auch selbst aktiv wird und Immobilienangebote sucht.

Ist das passende Objekt gefunden, erfolgt bei den Fonds in der Regel eine Vorab-Analyse der Wirtschaftlichkeit. Danach versucht man mit dem Verkäufer eine Absichtserklärung zum Kauf, einen sog. Letter of Intent, abzuschließen. In einem festgelegten Zeitraum kann dann der Fonds das Objekt exklusiv auf Herz und Nieren prüfen und sichert sich eine Kaufoption, wobei der Kaufpreis noch nicht endverhandelt ist.

Bei der Ankaufsprüfung (Due Diligence) kommen mehrere Fachgebiete zum Zug: Die Prüfung der Technik (Technical Due Diligence), die Prüfung der Wirtschaftlichkeit (Commercial Due Diligence), die rechtliche und steuerliche Prüfung (Legal/Tax Due Diligence) und -insbesondere auch beim Living + Working – die Prüfung der Nachhaltigkeitskriterien (ESG Due Diligence). Sollten nach diesen Prüfungen keine Ausschlusskriterien vorliegen, so gehen die Kaufvertrags- und Kaufpreisverhandlungen auf Basis der Ergebnisse aus der Due Diligence in die finale Runde. Da die Höhe der Mieteinnahmen sowie die laufenden Kosten meist wenig Spielraum für Preisveränderungen lassen, kommt es eher zu Angebotskorrekturen aufgrund gefundener technischer/baulicher Mängel.

Steht der finale Preis fest, so wird eine Ankaufsvorlage für die Gremien des Fonds erstellt. Haben dann sowohl die beteiligten Fachbereiche, der Fondsmanager und Gremien wie z.B. die Geschäftsführung der Fondsgesellschaft zugestimmt, kommt es zur notariellen Vertragsunterzeichnung.

Die Zahlung des Kaufpreises erfolgt allerdings erst, wenn die Fälligkeitsvoraussetzungen erfüllt sind. Dazu gehört beispielsweise die Erfüllung von Vertragsvorbehalten wie einem Finanzierungs- oder Gremienvorbehalt. Die Auszahlung des Kaufpreises kann die Fondsgesellschaft jedoch nicht selbst vornehmen. Die Verwahrstelle des Fonds (früher Depotbank genannt) prüft dazu die formellen Anforderungen und gibt dann erst die Auszahlung frei.

Nach der Zahlung des Kaufpreises erfolgt der finale Eintrag des Eigentums im Grundbuch (welches nahezu alle Länder in Europa zur Eigentumsdokumentation über Immobilien nutzen). In diesem Grundbuch ist die Fondsverwaltungsgesellschaft als Eigentümer und auch der Verwahrstelle mit einem Sperrvermerk zugunsten des Fonds vermerkt. Damit wird deutlich, dass die Fondsgesellschaft hier treuhänderisch für die Anleger handelt und ein Verkauf nur mit Zustimmung der Verwahrstelle erfolgen kann.